Votre temps est précieux, ne le perdez pas dans des tâches fastidieuses. Avec un logiciel de facturation, vous obtiendrez une solution complète pour une facturation professionnelle avec une interface utilisateur simple et intuitive. Vous pouvez également générer des rapports qui vous aideront à suivre votre flux de trésorerie et à prendre des décisions plus éclairées concernant votre entreprise.
Logiciel de facturation : définition et quelques rappels
Un logiciel de facturation est un logiciel informatique qui automatise le processus d’envoi de factures, de relevés , de devis et d’autres informations de facturation aux bénéficiaires et utilisateurs (les plus connus: Henrri, QuickBooks, zervant, sellsy, freebe).
Le logiciel gère généralement la création, l’impression et l’envoi des factures et des relevés. Il peut également fournir une base de données en ligne prestataires pour gérer les informations. Certains logiciels gèrent également le processus de facturation en calculant les dates d’échéance, en générant des avis de retard et en gérant les paiements.
Il existe de nombreux types de logiciels de facturation sur le marché aujourd’hui, chacun avec ses propres caractéristiques et avantages en fonction de sa version (gratuite ou payante).
Certaines fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de facturation incluent :
- Possibilité de suivre les versements
- Modèles de factures, de devis personnalisables et édition
- Système de gestion des clients et impayés
- Concepteur de factures
- Comparatif des fournisseurs
- Suivi des relances
- CRM ou gestion de la relation client
- Application bancaire
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Dans le domaine de l’informatique de gestion, les logiciels de facturation font référence aux programmes qui gèrent le suivi des produits et services facturables fournis à un client ou à un ensemble. Certains logiciels de facturation assurent également le suivi des heures de travail à des fins de facturation. Ces types de programmes automatisent une grande partie de ce qui était auparavant un processus fastidieux de préparation des factures ou d’autres documents.
Les structures numériques modernes fournies par les services et produits logiciels de facturation font partie de ce qui a propulsé les entreprises dans la nouvelle ère numérique, permettant une plus grande productivité et une plus grande facilité d’administration des entreprises en général.
L’émergence des feuilles de calcul et d’autres outils simples a rendu la facturation beaucoup plus facile pour de nombreuses entreprises. Des fonctions telles que la somme automatique et les ressources de traitement des données de type tableau permettaient de saisir et de calculer rapidement un grand nombre de comptes clients. Dans différents secteurs, les services de logiciels de facturation se sont développés pour prendre en compte les nombreux détails spécifiques de la facturation dans un domaine ou un marché particulier.
L’un des meilleurs exemples est la facturation médicale, où, outre les montants en euros et l’identification du consommateur (patient), d’autres types d’identifiants sont nécessaires, tels que les codes représentant le diagnostic et les procédures effectuées en fonction du diagnostic. De nombreux logiciels de facturation intègrent ce type de suppléments sectoriels. Beaucoup d’entre eux sont également compatibles avec une plus grande architecture informatique pour permettre un accès à distance. Cela contribue à une meilleure gestion et à une conformité plus facile avec les audits et les exigences fiscales de votre activité d’entrepreneur.
Un outil de facturation est-il obligatoire ?
Un outil de facturation n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises ou les entrepreneurs. Mais c’est nécessaire pour une entreprise qui doit suivre ses transactions et tenir un registre précis des recouvrements. Un outil de facturation permet également de calculer les taxes et autres charges, c’est une excellente solution pour gagner du temps et de l’efficacité.
Pour les petites entreprises, la croissance est souvent l’objectif principal et le résultat bienvenu d’un travail acharné. Cependant, la croissance s’accompagne de nouveaux défis, notamment en ce qui concerne la meilleure façon de traiter les documents requis, comme les factures.
Si les factures Word ou Excel constituent un excellent point de départ, vous risquez de vous rendre compte qu’elles ne sont pas suffisantes. Si elles constituent une excellente option pour l’émission d’un petit nombre de factures, il peut rapidement devenir plus compliqué de suivre vos paiements en cours lorsque vous commencez à accepter davantage de ventes.
Bien que les logiciels de facturation ne soient pas obligatoires pour les freelances et les petites entreprises, ils peuvent faire une grande différence dans la création, l’émission et la gestion des factures et des paiements associés. Cet article explique en détail comment un logiciel de facturation peut aider votre entreprise à créer facilement des factures professionnelles.
Comment fonctionne un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation est un programme informatique qui peut être utilisé pour créer, envoyer et suivre des factures. C’est un outil très populaire pour les indépendants et les petites entreprises (micro, TPE et PME) qui doivent facturer leurs clients pour le travail qu’ils ont effectué.
Votre personnel établit un profil de chaque client, première étape de la conception d’un système de facturation propre à votre entreprise. Le personnel chargé des données recueille les noms, les adresses de facturation et les conditions dans lesquelles vos frais sont perçus. Si une tierce partie, telle qu’une compagnie d’assurance, est impliquée, cette information est également sécurisée. Les consommateurs peuvent vous demander de les facturer directement ou de porter les frais sur une carte de crédit.
Saisie et vérification des données
Les informations fournies par les ayants droit sont saisies dans un logiciel ou enregistrées manuellement dans un registre. La vérification de la cote de crédit et de la couverture de la compagnie d’assurance peut se faire par téléphone ou par le biais d’un site web. Il se peut que votre personnel doive accéder à des informations sensibles comme les cotes de crédit pour établir un profil complet pour votre système de facturation, car certains prestataires peuvent souhaiter rembourser leur dette en plusieurs versements.
Codage des comptes
Que votre entreprise facture un service (une consultation) ou une myriade de services (consultation, frais de laboratoire, matériaux, etc.), la mise en place d’un système de codage pour classer chaque service et produit est essentielle pour suivre l’argent. Par exemple, un patient chez le dentiste peut être facturé pour un nettoyage, mais les frais facturés si le dentiste effectue la procédure au lieu de l’hygiéniste ne sont pas les mêmes, donc deux codes sont utilisés pour la facturation. Un code peut signifier une couronne en or tandis qu’un autre représente une couronne en porcelaine, moins coûteuse. Les codes ont une double fonction : ils vous permettent de suivre les coûts et les catégories afin que vous sachiez toujours comment le temps et les ressources sont dépensés.
Émission de factures
Vous avez plusieurs façons de mettre en place votre système de facturation. Certains propriétaires d’entreprise facturent chaque abonné le même jour chaque mois. Si vous n’utilisez pas d’ordinateur pour effectuer cette tâche, il est logique de faire de même. Sinon, votre système de facturation électronique peut vous permettre de trier les clients par « date de service ». Un service effectué le 10 juillet, par exemple, générera automatiquement un relevé le 10 août en utilisant des cycles de facturation standard de 30 jours. Votre trésorerie peut être mieux servie en envoyant des relevés dans les jours qui suivent un service effectué. Vous pouvez utiliser à la fois le courrier postal et la facturation (avec ou sans TVA) électronique pour facturer vos clients.
Les factures sont suivies
La signalisation des comptes une fois les dates d’échéance passées est un élément important du système de facturation de toute entreprise. Les rappels de paiement coordonnés avec l’ajout de frais de « retard » sont un autre avantage du système de facturation informatisé. Par ailleurs, les membres de votre personnel comptable peuvent utiliser un système de « fichiers chauds » comprenant une liste continue des dates d’échéance qui déclenche des appels téléphoniques rappelant aux clients de payer les factures une fois la date d’échéance passée.
Services de recouvrement, audits et intermédiaires
Vous pouvez préférer gérer vos propres services de recouvrement plutôt que de faire appel à une agence extérieure pour superviser les problèmes de non-paiement. Des pratiques d’auto-vérification périodiques permettent de déceler de nombreux types d’irrégularités dans le système de facturation. Vous pouvez également vous affilier à une chambre de compensation mise en place pour s’occuper de tous les aspects de votre système de facturation, de la vérification de la solvabilité des clients à l’émission des factures. Ces services ne sont pas bon marché, mais si vous préférez externaliser la facturation, le jeu en vaut la chandelle.
Les avantages d’un logiciel de facturation
Un logiciel de facturation est un outil essentiel dont vous avez besoin pour gérer votre petite entreprise ou votre travail en freelance sans problème. Un logiciel de facturation a le potentiel de rationaliser de nombreux processus dont vous avez besoin dans votre entreprise et il offre un excellent rapport qualité-prix. Avec un logiciel de facturation, vous pouvez facilement suivre les dépenses de l’entreprise et envoyer facilement des factures professionnelles à vos différents partenaires.
1. Factures multiples
L’un des principaux avantages d’un logiciel de facturation est qu’en tant que propriétaire d’entreprise ou freelance ayant plusieurs clients, vous pouvez envoyer plusieurs factures simultanément. Il est également possible d’avoir l’enregistrement de toutes les factures précédentes que vous avez envoyées à vos clients et d’autres détails que vous pourriez avoir besoin de conserver pour des références futures. Il est également facile d’ajouter des services ou des produits que vous offrez habituellement aux partenaires dans votre inventaire. Grâce à cette option, il sera rapide et simple de compléter l’élément requis dans la facture. De cette façon, vous pouvez économiser le temps et l’énergie nécessaires aux calculs et à la création manuelle de différentes factures.
2. Un suivi facile
Avec un logiciel de facturation, vous pouvez facilement voir les clients qui vous ont payé correctement et ceux qui sont en retard, etc. Pour faire une comparaison et une évaluation, vous n’aurez pas à chercher dans des fichiers et des rapports imprimés.
3. Amélioration des flux de trésorerie
Grâce à l’utilisation d’un logiciel de facturation, vous pouvez constater une amélioration de la trésorerie. Cela est possible grâce à la production plus rapide des factures et à leur envoi plus tôt, afin que vous puissiez recevoir des paiements plus tôt. Vous pouvez créer des factures immédiatement lorsque vous prenez un nouveau client.
4. Amélioration de la précision
Les logiciels de facturation peuvent améliorer la précision des factures car ils sont capables de remplir automatiquement les dates, de faire des mises en page adaptées, etc. Grâce à eux, vous pouvez accorder plus d’attention au contenu des factures, ce qui, à son tour, améliore la précision des factures créées.
5. Plus d’efficacité
Avec un logiciel de facturation, vous pouvez facilement enregistrer les informations sur les produits et les détails sur les clients pour une utilisation ultérieure. En cliquant sur quelques boutons, vous pouvez remplir rapidement et facilement les informations sur les produits et les clients.
6. Un aspect professionnel
L’utilisation d’un logiciel de facturation donne un aspect professionnel aux factures créées. Vous pouvez créer une copie PDF de vos factures à tout moment. Cela est utile lorsque vous devez imprimer ou envoyer par e-mail le document de facturation. Une facture parfaitement formatée avec une bonne mise en page peut mettre en évidence les détails tels que le prix, le produit, etc. pour le client facilement. Cela permet d’accroître le niveau de confiance du client et augmente ses chances de revenir dans le futur.
7. Permettre un audit facile
Avec le logiciel de facturation, vos informations de facturation resteront dans le système et il sera donc facile de les retrouver et de les vérifier. Il n’est pas nécessaire de rechercher divers fichiers et données pour la référence de l’auditeur. Comme le logiciel lui-même est capable de générer les rapports requis, les exigences en matière de traitement fiscal seront également fluides et rapides. Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, c’est le meilleur moment pour vous d’accéder à un logiciel de facturation efficace pour paraître plus professionnel.
Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation
Un logiciel de facturation est un type de logiciel de comptabilité qui automatise le processus de génération de factures. Ceux-ci sont souvent utilisés dans le secteur des services où les clients paient sur une base régulière, par exemple mensuellement ou trimestriellement. Il existe des solutions gratuites ou payantes.
Voici quelques exemples de fonctionnalités qu’un logiciel de facturation devrait avoir :
- Possibilité de générer des factures pour les clients
- Possibilité de créer et d’envoyer des factures
- Possibilité de suivre les paiements et de gérer les factures en souffrance
- Option de facturation récurrente
Les critères pour choisir un logiciel de facturation
Ce qu’il faut prendre en considération dans un logiciel de facturation:
Coût
Déterminez un budget pour le logiciel de facturation en fonction de la taille de votre clientèle. De nombreux fournisseurs de logiciels de facturation populaires proposent des essais gratuits ou des comptes gratuits. N’oubliez pas d’inclure les frais liés aux transactions de paiement dans votre budget. Certains services peuvent imposer des frais de 2,8 % pour les transactions par carte de crédit.
Modèle de facture riche en fonctionnalités
Au minimum, les modèles de facture de votre logiciel de facturation doivent comprendre les éléments suivants :
- Les coordonnées du bénéficiaire
- Coordonnées du payeur
- Détails du projet
- Montant du paiement dû
- la date de la facture
- Date limite de paiement
- Conditions de retard de paiement
Assurez-vous que les modèles de facture répondent aux besoins de votre projet et à vos préférences en matière de facturation.
Facilité d’utilisation
Recherchez une interface élégante avec des options intuitives pour la soumission électronique des factures. Certains services peuvent également envoyer des rappels de paiement à votre client. Vous pouvez également voir dans l’interface si un client a consulté votre facture. Ainsi, vous n’aurez plus jamais à vous demander si un client a reçu votre facture.